De forfaitaire kilometervergoeding van 1 juli 2019 tot 30 juni 2020

Geplaatst op 01-08-2019

Traditioneel wordt kort voor 1 juli bekendgemaakt hoe hoog de kilometervergoeding zal zijn voor de federale ambtenaren voor verplaatsingen met hun eigen voertuig. Maar het is ook nieuws voor accountants en belastingadviseurs omdat het bedrag van die vergoeding ook fiscale relevantie heeft.

Met het eigen voertuig

Als u als werkgever, uw werknemer met zijn eigen voertuig op weg stuurt om het één en ander te regelen, dan is het logisch dat u een vergoeding betaalt voor de gemaakte kosten. Strikt genomen moet de werknemer die kosten bewijzen. Maar om praktische redenen aanvaardt de belastingadministratie dat u de vergoeding forfaitair berekent.

De vergoeding mag een bepaald maximum echter niet overschrijden. En dat maximum is gelijk aan de forfaitaire kilometervergoeding die federale ambtenaren krijgen voor het gebruik van hun persoonlijk motorvoertuig ten behoeve van de dienst.
Voor de periode van 1 juli 2019 tot 30 juni 2020 bedraagt het maximum 0,3653 euro/km (tegenover 0,3573 euro/km in het voorgaande jaar).

Voor alle duidelijkheid: de verplaatsingen die een werknemer doet tussen zijn woonplaats en zijn vaste plaats van tewerkstelling zijn geen verplaatsingen ten behoeve van de werkgever! Die verplaatsingen komen dus niet in aanmerking en als u er een vergoeding voor betaalt, dan is dat in principe “loon” (zij het dat er verschillende vrijstellingen mogelijk zijn).

Maximum 24.000 km

Wat betreft de verplaatsingen in opdracht van de werkgever, aanvaardt de fiscus dat u de vergoeding forfaitair bepaalt zolang de totale afgelegde afstand onder 24.000 km blijft. Boven 24.000 km zal de fiscus de forfaitaire berekening niet meer aanvaarden en moeten er dus toch bewijzen op tafel gelegd worden.
De 0,3653 euro/km is trouwens ook “slechts” een maximum. Als de werknemer een hogere kost kan aantonen, dan mag u een hogere vergoeding toekennen, maar steeds mits de nodige bewijzen.

Noteer dat deze regeling ook geldt voor RSZ-doeleinden. In principe worden alle vergoedingen die u aan de werknemer betaalt als loon beschouwd. Kosten die eigen zijn aan de werkgever worden uit het loon gehaald en voor verplaatsingskosten kan u dezelfde forfait gebruiken als diegene die de fiscus hanteert.

Kan u als werkgever deze vergoeding in aftrek brengen?

De forfaitaire vergoeding bestaat voor de fiscus uit 2 delen: een deel is voor de brandstof en een deel voor alle andere kosten (waaronder afschrijving en onderhoud). De verhouding tussen beiden wordt (ook) forfaitair vastgelegd op 30% brandstof en 70% andere kosten.

Dat is van belang omdat beide delen een verschillende aftrekregeling hebben. In de vennootschapsbelasting zijn :

brandstofkosten (30% van de vergoeding) aftrekbaar aan 75%; en

andere kosten (70% van de vergoeding) aftrekbaar volgens de CO2-uitstoot en het brandstoftype. Bijvoorbeeld een dieselvoertuig met een CO2-uitstoot van 106 gr/km tot 115gr/km heeft een aftrek van 80% terwijl bij een uitstoot van 116 gr/km tot 145 gr/km de aftrek nog 75% bedraagt.

Maar op 1 januari 2020 (aanslagjaar 2021) verandert de aftrek van autokosten (brandstof en andere) ingrijpend. Vanaf dan zijn autokosten aftrekbaar op basis van de volgende formule:
120% – (0,5 x coëfficiënt x CO2-uitstoot (in gr/km) ).

De coëfficiënt bedraagt “1” voor dieselwagens; “0,90” voor wagens op aardgas (met een vermogen van minder dan12 fiscale PK) en “0,95” voor wagens met een andere motor (benzine, elektrisch, LPG, … ).

De aftrek berekend via deze formule mag niet hoger zijn dan 100% en niet lager dan 50% (40% als de wagen een uitstoot heeft van meer dan 200 gr/km CO2).

Het onderscheid tussen brandstofkosten en andere kosten is dan niet langer relevant.

Vrijwilligers

Los van het bovenstaande wordt de kilometervergoeding voor de federale ambtenaren ook nog gebruikt voor een andere forfaitaire berekening.
Het statuut van vrijwilliger laat niet toe dat betaald wordt voor gepresteerde diensten. Enkel een onkostenvergoeding is toegelaten. Naast de algemene maxima per maand en per jaar geldt een aparte grens voor verplaatsingsvergoedingen. De grens ligt op 2.000 km per jaar per vrijwilliger (er is geen grens voor vrijwilligers die het regelmatig vervoeren van personen als activiteit hebben). De vergoeding mag ook hier niet meer bedragen dan de kilometervergoeding voor de federale ambtenaren.

De prijs van het gemak

De forfaitaire berekening heeft als groot voordeel dat werkgever en werknemer zich kunnen beperken tot het bewijs van afgelegde kilometers. Bovendien is een vergoeding van 0,3653 euro/km niet belachelijk laag. Zoals bij elke forfaitaire berekening zullen er winnaars en verliezers zijn maar het is in elk geval een erg eenvoudige en praktische werkwijze.